最近小誠遇到一個客戶的案例，挺讓人憂心的。客戶有一家香港公司，之前合作的秘書公司，承諾秘書公司都有包含了處理年審、審計、收發政府信件，掛靠地址等服務，結果等到稅表下發后，公司卻聯系不上了！這種情況下客戶擔心面臨罰款等風險，于是找到我們接手處理。

這已經不是第一個遇到的這種類型客戶了，小誠發現，大家踩的坑幾乎都差不多，例如注冊價格太低，秘書地址黑名單，或者到了年審、審計的時候，稅表丟失沒通知，導致逾期產生了罰款...為了公司的正常經營，還只能自己承擔費用。

也許有很多老板不知道，這種情況是不需要吃啞巴虧的！

其實在香港，換秘書公司根本不需要等到合約到期也可以更改！如果您已經察覺到這家秘書服務不太靠譜，那當然是提早換一家才安心。

今天小誠就來跟大家分享下——遇到了不靠譜的秘書公司該如何更換呢，如果你身邊也有老板朋友正在為這些事頭疼，記得把這篇轉發給TA，希望能幫大家減輕后端壓力哦～

目錄

一、什么是秘書公司？為什么這么關鍵？

二、我們的區別在哪里？

三、什么時候該考慮更換秘書公司？

四、怎么換秘書公司？全流程在此

一、什么是秘書公司？為什么這么關鍵？

對不少內地企業來說，“香港秘書公司”這個詞聽起來或許還有些陌生，但在香港做生意，秘書公司就是企業合規運營的基礎設施，必不可少。

根據(香港法例第622章)規定，香港注冊的有限責任公司必須委任公司秘書，以履行公司的法定責任。

從2018年以來，為了配合反恐防洗錢的工作，秘書公司實施持牌特許經營。

它的義務是必須協助政府核實公司所有成員的真實信息，做好盡職調查，否則可能就會受到政府的罰款，嚴重的還可能會受到刑事責任。

它們的存在，不是可有可無的外包角色，而是你公司在香港的合規守門人。靠譜的秘書公司，它們的服務范圍通常包括：

1??擔任法定公司秘書；

2??提供注冊地址（接收政府信件、銀行文件、商業往來信函等）；

3??協助香港本地銀行開戶；

4??提供獨立的香港電話/傳真號和電話轉接服務；

5??辦理SCR備案、水牌展示等公司合規項目；

6??協助申報薪俸稅、利得稅等稅務；

7??每年跟進公司年審，提醒到期，資料更新。

上面小誠提到的很多老板踩坑，就是因為沒選對秘書公司。

虛假地址、延誤文件、關鍵信件收不到、客服失聯、收信件單獨收費一封500元這種——這些問題我們太常碰到了。

也有客戶碰到的秘書公司提供的是被銀行拉黑的黑名單地址，結果導致開戶失敗、公司信件退回，這損失的不單單是時間，還有客戶的商機。

特別是像大新銀行、匯豐銀行這樣的金融機構，對公司地址的真實性、合規性要求極高，一旦地址出了問題，又要變更地址產生成本，影響下戶。

二、我們的區別在哪里？

正是因為我們看到太多因為貪圖便宜或誤信承諾而遭遇一堆麻煩的客戶，所以在服務流程上，我們堅持把所有細節做到透明、規范。

1??我們提供的地址為真實白名單地址，長期穩定、可查可訪，并配有專業團隊日常運營管理，確保你公司所有重要信件及時送達，不錯漏、不延誤。且沒有附加費用！主動提醒年審、稅務、公司變更等關鍵節點，而不是等您來問。

2??除了注冊新公司，如果您后期銀行開戶完，不知道如何網銀使用，維護賬戶等，我司都可提供免費指導，您不用再單獨給銀行發郵件或者依賴客服電話，溝通困難

3??除了基礎的注冊秘書服務，我們還可擔任您的香港萬事通，您有任何關于海外，香港公司的問題，都可以向我們咨詢！

例如：香港轉口貿易如何做？香港公司的發票如何開立？我在香港公司的利潤要不要繳納稅？香港公司的錢如何合法合規的轉回國內？這些問題我司都可幫助您解決，為您省心不少～其實性價比真的很高了！

4??不定期會分享海外資訊小知識，例如：有關香港利好的政策，香港企業的補貼，香港銀行每月利率，銀行高危國家的更新名單等。

三、什么時候該考慮更換秘書公司？

很多老板其實都不知道——更換香港秘書公司是一件非常簡單的事，完全不會影響公司正常經營，也不需要等到原秘書同意。

小誠這邊總結了幾個常見的“換秘書信號”，看看您有沒有碰到呢？

01 現任秘書公司解散了

找不到原來的對接人了，服務斷了，公司必須趕緊委任新的秘書公司接手，不然香港政府重要文件收不到，可能被稅務局罰款。

02 服務質量嚴重縮水

原本想著找秘書公司是來幫忙減負的，結果搞得你每天還得自己催文件、查狀態、甚至連年審快到期了都沒人提醒，拖著拖著錯過申報時間，產生罰款。

03 公司發展了，但秘書公司跟不上

有些老板的業務做大了，開始涉及跨境結算、架構調整、稅務優化，結果秘書公司那邊只會套模板、沒有針對性的提供有價值的信息咨詢，或者回一句“我們不做這個”。

這時候說明您需要的是更專業、更有經驗的秘書團隊，能聽得懂你說什么，也能幫你提前規劃好怎么做。

四、怎么換秘書公司？全流程在此

看到這里，很多客戶可能還有一個疑問想問了，那香港公司是怎么換秘書的？會不會很麻煩？

一點都不復雜！我們會幫您同步處理公司注冊處、稅務局的資料變更，注冊地址等一并更新。

如果公司還有銀行賬戶，也可以一并更新，整個過程不會影響公司正常運作，我們會全程協助完成。

最快1-2個工作日就能幫你完成秘書變更。只需要以下幾個步驟：

01 準備相關資料

只需要準備一些基礎文件，清晰掃描件/復印件即可，無需原件寄來（公司注冊證書、商業登記證BR、周年申報表NAR1、董事股東個人證件）

02 選擇新的秘書服務商

這個非常關鍵，別再隨便找家便宜的就交出資料了——一定要選擇自己在有香港有獨立辦事處、服務標準透明、響應速度快、資質齊全的秘書服務公司。

03 簽署協議、遞交注冊處

我們會代你提交所有變更所需文件，包括：

1、表格 ND2A（通知更換公司秘書）

2、董事會決議副本

3、公司章程等相關資料。

4、變更完成，新秘書正式接手

等注冊處批準后，我們就會收到變更成功的官方文件，比如新的NAR1、新的商證（BR）、ND2B（變更秘書公司確認書）等。

從這天開始，我們將作為你香港公司的新秘書，往后每年的年審、稅務、政府信件等事項都由我們接手啦~

說到底，換秘書公司并不是一件麻煩事，關鍵是選對合作伙伴。

一個靠譜的秘書團隊，不只幫你跑流程，更是你在香港生意上的后勤保障，讓你安心打拼、少走彎路。

如果你現在有這方面打算，或是對流程還有疑問，都可以隨時來再評論或是公眾號后臺小誠聊聊。

我們在這邊，已經幫不少踩坑的老板順利換好秘書、穩住公司運營了，也很樂意成為你下一個安心的選擇。

（來源：（文章來源：公眾號：企誠境外商務通））

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